Wie man eine E-Mail schreibt: die Bestandteile eines überzeugenden Briefes

Die Funktionen einer professionellen E-Mail

Wer eine Bewerbung o.Ä. per E-Mail versendet, zielt mit dem elektronischen Brief in erster Linie auf die folgenden Aspekte ab:

1. Das Anliegen soll hervorgehoben und klar respektive unmissverständlich kommuniziert werden.
2. Der Empfänger soll über wichtige Informationen/Fakten und/oder Entwicklungen informiert werden.
3. Man möchte einen guten Eindruck hinterlassen.

Um diese sekundären Ziele zu erreichen, sollte man beim Verfassen einer Nachricht einige Regeln beachten. Diese werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt.  

Die passende Begrüßung

Einer der größten Fehler, die man beim Versenden einer E-Mail machen kann, ist die Wahl einer falschen Anredeform: Jeder formelle Austausch (Business-Mails, Schreiben an den Vorgesetzten, an Kollegen etc.) beginnt mit der höflichen Ansprache Sehr geehrter Herr XY/Sehr geehrte Frau XX (ggf. auch Titel); werden mehrere bzw. unbekannte Personen angesprochen, lautet die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren. Alles andere wirkt unprofessionell und führt beispielsweise bei einer Bewerbung um einen Job sofort zum Ausschluss aus dem Auswahlverfahren.
Ähnliches gilt für den Betreff respektive die Betreffzeile. In dieser sollte kurz und knapp (!) stehen, um was es bei der Nachricht geht; verfügt eine E-Mail über keinen Betreff, läuft man Gefahr, dass der „Brief“ im Postfach untergeht oder direkt aussortiert wird. 

Merke: Ein kurzer Betreff ist nicht etwa unhöflich, sondern zielführend.

Die Struktur des Inhaltsabschnitts

Hat man die richtige Anrede gewählt und einen kurzen Betreff angegeben sowie die Adresszeile/ die Empfängerliste ausgefüllt, geht es an die eigentliche Nachricht.

• Die Maxime beim Verfassen einer E-Mail lautet: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Das heißt, der Schreiberling sollte auf verschachtelte Sätze sowie auf ellenlange Ausführungen verzichten! Diese kosten nämlich nicht nur viel Zeit beim Schreiben, sondern vor allem auch beim Lesen. Sollten in einem Fall keine kurzen Sätze möglich sein, kann man die Nachricht durch Absätze und ähnliche Elemente strukturieren, um das Lesen zu erleichtern.
• Genauso wichtig wie kurze Formulierungen ist eine klare und verständliche Ausdrucksweise: Als Verfasser einer E-Mail sollte man auf übermäßig viele Fremdwörter verzichten. Eine solch verständliche Sprache macht es dem Empfänger wesentlich leichter, den Inhalt der Nachricht zu verstehen.
• Was viele nicht wissen: Auch aus elektronischen Mails lässt sich ein unhöflicher Tonfall herauslesen. Um keinen falschen Eindruck beim Lesenden zu hinterlassen, sollte man zum Beispiel auf unnötige Ausrufezeichen verzichten. 
• Nicht nur der Aufbau, sondern auch die Rechtschreibung in der Kommunikation ist entscheidend: Haben sich Fehler in die E-Mail eingeschlichen (falscher Name, falsches Setzen von Kommas, Punkten etc.), zeugt das von mangelnder Gründlichkeit – der Adressat könnte den Eindruck erhalten, dass man sich nicht viel Mühe mit der Nachricht gegeben hat. 

Tipp: Vor dem Abschicken sollte eine E-Mail immer noch einmal auf die genannten Aspekte überprüft und ggf. korrigiert werden.

Die richtigen Umgangsformen wählen 

1. Vor allem wenn man verärgert ist, sollte man sich ins Gedächtnis rufen, besonnen, sprich: nicht impulsiv zu schreiben. Was einmal schriftlich festgehalten und abgesendet wurde, lässt sich nämlich nicht zurücknehmen.
2. Emoticons haben in einer formellen E-Mail nichts zu suchen; ein Smiley an der falschen „Stelle“ erweckt schnell den Eindruck, man nehme ein Thema nicht ernst.
3. In Anlehnung an den obigen Punkt sollte man bedenken, dass Ironie in Schriftform nur schwer nachvollziehbar ist. Aus diesem Grund sollte man im geschäftlichen Bereich auf Scherze per elektronischer Post verzichten.
4. Es sollten nur Abkürzungen verwendet werden, die allgemein bekannt sind (z.B., o.Ä., …). FYI (= For Your Interest) u.a. zählen nicht hierzu.
5. Zusätzliche Infos in Form von Anhängen (Bilder etc.) sollten dosiert verwendet werden, um den Empfänger nicht zu überfordern. Wenn nicht auf Anhänge verzichtet werden kann (z.B. Schriftverkehr im Rahmen einer Jobberwerbung), sollte die Dateigröße bei max. fünf Megabyte liegen. Diese Größe ist bei vielen Postfächern das Limit, d.h. ist ein Anhang größer, wird er ggf. nicht im Posteingang gespeichert.
6. Unter jede (offizielle) E-Mail gehören ein Grußwort/eine Schlussformel (Mit freundlichen Grüßen), der vollständige Name des Absenders (Stichwort „Signatur“) sowie seine Anschrift und seine Kontaktdaten. Auf diese Weise stellt man sicher, dass die Nachricht unmittelbar der eigenen Person zugeordnet werden kann und man bietet dem Empfänger die Möglichkeit, auch telefonisch o.Ä. miteinander in Verbindung zu treten.

Zusatztipp: Durch das Setzen von Links in einer E-Mail können Zusammenhänge besser dargestellt werden. Allerdings sollten auch Links zu Websites nur begrenzt Verwendung finden, um nicht vom eigentlichen Thema der Mail abzulenken.

Weiterführende Hinweise zum Schreiben einer E-Mail 

• Handelt es sich bei der verfassten E-Mail nicht um die erste Mitteilung im Schriftverkehr, sollte man die gesamte Konversation speichern und immer auf die letzte Nachricht des Adressaten antworten. So kann dieser die Einzelheiten des Schriftverkehrs jederzeit noch einmal nachlesen, was die Kommunikation miteinander deutlich vereinfacht. 
• Eine E-Mail sollte innerhalb von einem Tag/24 Stunden beantwortet werden.
• Eine Lesebestätigung kann eine sinnvolle Sache sein, setzt den Empfänger im geschäftlichen Umfeld jedoch unter Druck und sollte somit vermieden werden. Zudem kann man auch trotz Lesebestätigung nie 100-prozentig sicher sein, dass die eigene Nachricht gelesen wurde.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser